Choć obie strony stosunku pracy mają uprawnienie do rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem, to na pracodawcy ciążą pewne ograniczenia i obowiązki, związane z tym trybem zakończenia stosunku pracy. Przepisy prawa pracy w założeniu mają bowiem zapewniać ochronę pracownikom, jako słabszej stronie stosunku pracy. W kontekście rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem objawia się to przede wszystkim w obowiązywaniu wymogu, by rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem pracownikowi było uzasadnione. Oznacza to, że decyzja pracodawcy powinna być spowodowana prawdziwymi i konkretnymi przyczynami społeczno- gospodarczymi, które w sytuacji złożenia przez pracownika odwołania do sądu, będą podlegały weryfikacji. Natomiast pracownik nie musi wskazywać pracodawcy przyczyny rozwiązania umowy w przypadku złożenia wypowiedzenia.
W orzecznictwie sądowym do przyczyn, które potencjalnie mogą uzasadniać rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem pracownikowi, zalicza się m. in.: utratę zaufania do pracownika, likwidację stanowiska pracy spowodowaną zmianą struktury organizacyjnej zakładu pracy, nieprzewidziane, długotrwałe i powtarzające się nieobecności pracownika w pracy, niskie wyniki pracy pracownika, brak wymaganej staranności w wykonywaniu powierzonych zadań, popełnianie błędów merytorycznych przy wykonywaniu pracy, czy negatywną ocenę pracy pracownika. Potencjalnie, ponieważ jak to często bywa, liczy się kontekst decyzji pracodawcy oceniany również przez pryzmat jego uzasadnionych interesów. Zarówno sądy powszechne, jak i Sąd Najwyższy wiele razy podkreślały bowiem, że to pracodawca ponosi ryzyko prowadzonej działalności i może w tym zakresie kształtować skład osobowy zakładu pracy w sposób zgodny ze swoimi uzasadnionymi potrzebami. Przyczyny wypowiedzenia pracownikowi umowy nie muszą mieć przy tym szczególnej wagi, czy doniosłości. Jak w uzasadnieniu jednego z wyroków napisał Sąd Najwyższy: „Rozwiązanie stosunku pracy przez wypowiedzenie nie wymaga wystąpienia przyczyny szczególnie doniosłej. Wystarczy, że pracownik nienależycie wykonuje swoje obowiązki pracownicze, a dotyczy to w szczególności pracowników zajmujących stanowiska kierownicze i samodzielne, w stosunku do których należy stosować ostrzejsze kryteria oceny przyczyn uzasadniających wypowiedzenie.” (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 06.08.2019 r., II PK 42/18).
Ponadto, zgodnie z przepisem art. 30 § 4. Kodeksu pracy w oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę powinna być wskazana przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie. Celem wskazanego przepisu jest zaznajomienie pracownika z motywami działania pracodawcy, co ma umożliwić mu podjęcie racjonalnej decyzji w zakresie złożenia odwołania do sądu i ewentualną obronę przed wypowiedzeniem przed sądem. Należy bowiem mieć na względzie, że w ugruntowanym orzecznictwie sądowym uznaje się, że okoliczności podane pracownikowi na uzasadnienie decyzji o rozwiązaniu stosunku pracy, a następnie ujawnione w postępowaniu sądowym, muszą być takie same, zaś pracodawca pozbawiony jest możliwości powoływania się przed sądem na inne przyczyny mogące przemawiać za zasadnością wypowiedzenia umowy (tak np. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 25.01.2013 r., I PK 172/12).
Kolejnym z obowiązków pracodawcy, związanych z rozwiązaniem z pracownikiem umowy o pracę za wypowiedzeniem, jest obowiązek zawiadomienia o zamiarze wypowiedzenia na piśmie reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, z podaniem przyczyny wypowiedzenia, wynikający z przepisu art. 38 § 1. Kodeksu pracy.
W literaturze przedmiotu mowa jest w kontekście wyżej wymienionych instytucji o tzw. powszechnej – a zatem dotyczącej każdego pracownika – ochronie przed wypowiedzeniem. Wg jednej z propozycji obejmuje ona: 1. Weryfikowany przez sąd wymóg zasadności wypowiedzenia (wraz z podaniem przyczyny wypowiedzenia do wiadomości pracownika), 2. Konsultację zamiaru wypowiedzenia przez związek zawodowy, 3. Możliwość dokonania oceny zasadności oraz prawidłowości wypowiedzenia przez sąd pracy (przytaczam za: L. Mitrus; w: „Kodeks pracy. Komentarz.”, pod red. A. Sobczyka, Warszawa 2023).
Od 26.04.2023 r. weszły w życie przepisy, rozciągające powszechną ochronę przed wypowiedzeniem na pracowników zatrudnionych na umowę o pracę na czas określony. Zgodnie z Ustawą o zmianie Ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw z dnia 9 marca 2023 r. zmianie uległy m. in.:
- Przepis art. 30 § 4. Kodeksu pracy – obecnie również w oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę na czas określony powinna być wskazana przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie;
- Przepis 38 § 1. Kodeksu pracy – o zamiarze wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę należy zawiadomić na piśmie reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową wraz z podaniem przyczyny wypowiedzenia na piśmie, także w przypadku pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę na czas określony.
- Przepis 45 § 1. Kodeksu pracy – zgodnie z którego aktualną treścią: W razie ustalenia, że wypowiedzenie umowy o pracę zawartej na czas określony lub umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony jest nieuzasadnione lub narusza przepisy o wypowiadaniu umów o pracę, sąd pracy – stosownie do żądania pracownika – orzeka o bezskuteczności wypowiedzenia, a jeżeli umowa uległa już rozwiązaniu – o przywróceniu pracownika do pracy na poprzednich warunkach albo o odszkodowaniu.
Od 26.04.2023 r. pracodawców obowiązuje zatem ten sam tryb w przypadku wypowiadania umów o pracę pracownikom zatrudnionym na czas określony, jak i nieokreślony. Pracownicy zatrudnieni na podstawie terminowej umowy o pracę mają również obecnie prawo do kwestionowania wypowiedzenia przed sądem pod kątem zasadności i zgodności z przepisami o wypowiadaniu umów o pracę. Przysługują im również sformułowane w znowelizowanym przepisie art. 45 § 1. Kodeksu pracy roszczenia.